primera fase
calentamiento y evaluación personal
las 3 capas de la evaluación de la confianza van a correr en 3 fases diferenciadas, y con características diferenciadas entre sí,
empezando por la primera, que corresponde a la evaluación de la primera capa, la confianza en mí misma,
un proceso que es voluntario, por medio de una encuesta accesible en internet, a la que invitamos a todas las personas de la organización (dentro del alcance definido del proceso, ya que se puede circunscribir exclusivamente a las personas que co-laboran desde un emplazamiento, en un departamento, proceso, proyecto, círculo, …).
la comunicación al universo de personas que potencialmente pueden participar, si así lo desean, en las 3 fases, incluye información relevante de todo el proceso, tanto de la fase 1 (ésta), como de la segunda (confianza en el álter / grupos de personas y equipos) y la tercera (confianza en la organización como un todo).
de forma genérica, cualquier persona que recibe la encuesta, tras leerla, puede decidir responder o no responder.
las preguntas fundamentalmente quieren promover una reflexión personal inicial.
cada quien decide si además de leer, quiere co-laborar con sus respuestas en el proceso.
NOTA:
las preguntas de esta fase se componen de una relación de preguntas cuantificadas (cuantitativas) y de una relación de preguntas abiertas (cualitativas).
segunda fase, la capa intermedia de la confianza
conversaciones y evaluación de grupos / equipos
en esta fase convocamos, tras organizar a las personas previamente en grupos (atendiendo a criterios relacionados con las divisiones naturales que operan en la organización: departamentos, áreas, proyectos, procesos, círculos).
todas las personas forman parte al menos de un grupo o equipo.
la asistencia a este proceso es obligatoria, salvo causas de fuerza mayor.
una persona convocada a participar en la reunión de su equipo puede no participar activamente de las conversaciones, es una opción personal.
nota:
el proceso se compone de una relación más corta de preguntas que la evaluación anterior, tanto en preguntas cuantitativas como en cualitativas.
las preguntas se les transmiten a todas las personas de forma previa a la reunión de grupo / equipo.
la organización disponde de un facilitar interno / externo para todos los grupos / equipos.
se recomienda que los grupos no sean inferiores a 3 personas ni superiores a 20.
se recomienda que cada pregunta tenga una ronda de valoración / reacción personal (sin promover conversaciones), para desarrollar una conversación de forma previa a la votación.
preguntas cuantitativas:
se recomienda una ronda de votaciones particulares, que se recogen de forma fiel por parte de la persona al cargo de la facilitación. Si es posible, se elige conjuntamente un valor representativo de la respuesta del grupo.
preguntas cualitativas:
se recomienda recoger literalmente las respuestas de las personas que quieran aportar su valoración personal. Adicionalmente es interesante generar una conversación dentro del grupo para llegar a una valoración conjunta. Si no es posible, nos quedamos exclusivamente con las aportaciones particulares.
segunda fase, la capa intermedia de la confianza
tercera fase
la confianza en la organización como un todo
una vez terminada la segunda fase, las personas tienen una idea mejor de qué trata el proceso de evaluación.
la tercera fase consiste en una relación corta de preguntas, con un enfoque y metodología similar a la primera, pero referida a la percepción personal de cómo opera la organización como un todo en el mercado (en relación con los diferentes agentes, proveedores y clientes de la cadena de valor, personal externos subcontratado, agencias, medios, academia, gobierno, …).
aunque esta tercera capa puede ser muy lejana a la operativa de una gran parte de las personas que colaboran en el día a día de la organización, son de un carácter que permite tener una percepción personal, que bien puede ser compartida.
teóricamente, cualquier persona de la organización puede responder (aunque no disponga de datos cuantificados fiables) a todas las preguntas.
valoración y comunicación de resultados
fases 1, 2 y 3
se consolidan los datos (cuantitativos y cualitativos) de las 3 fases, y se segmentan las respuestas con los criterios que la organización estime oportunos, relacionados con el perfil personal (área de desempeño, criterios geográficos, de género, tramos de edad, tiempo de vinculación con la organización, área, niveles de fomación, …), y se comunican a todo el personal.
todas las personas reciben la misma información, generalmente por medio electrónico, que incluye los resultados de los 3 procesos:
- evaluación dela confianza a nivel personal,
- evaluación de la confianza en el álter (grupos / equipos),
- evaluación de la confianza en la organización como un todo.
valoración y comunicación de resultados
toma de acciones
se convocan a los grupos en los que se han generado las conversaciones de la fase 2, para la valoración de los resultados, y para la toma de acción.
Nota:
en el caso de que los grupos no tengan autonomía para la toma de ciertas decisiones, por diferentes motivos (límite de inversión o gasto, temas que abarcan a otras áreas / proyectos / procesos / círculos, …), se recogen las propuestas que surgen de los equipos para el tratamiento por parte de otras personas / roles, según los procesos establecidos en la organización.
Nota:
no todas las valoraciones negativas (cuantitativas o cualitativas) requieren necesariamente de acciones adicionales. En muchos casos existen acciones o proyectos en curso, que están directamente o indirectamente relacionadas con los temas objeto de evaluación.
Esta consideración nos puede llevar, tras tomar conciencia del estado actual de la situación, a interesarnos en la monitorización y valoración de la evolución en el tiempo de los resultados que obtenemos.
reunión del equipo de cultura de P4Q
la propuesta del método de evaluación se bosqueja aquí, el 22 de mayo de 2023
el estudio de la confianza
2022
y siguientes
